令和6年1月1日から義務化される「電子データ保存」、結局どうなったの？

令和6年1月1日から義務化される「電子データ保存」とは？

電子帳簿保存法における「電子データ保存」の概要については、以下の記事を参照してください。

今回は、あと1ヶ月半後に迫った電子データ保存の義務化の「結局どうしたらいいの？」について見ていきたいと思います。

電子データの保存はやっぱり必要？

請求書や領収書などが電子データで届いた場合、令和6年1月1日以降はやっぱり電子データで保存しなければなりません。難しそうに聞こえますが、例えばアマゾンなどであれば購入履歴から領収書のPDFをダウンロードするだけなので、「忘れずに」やれば電子データの保存自体は問題なくできるでしょう。

この電子データについては、「改ざん防止措置」と「検索機能の確保」が義務付けられていますが、2期前（個人事業主であれば2年前）の売上高が5,000万円以下の小規模な事業者であれば、「検索機能の確保」は一切不要です。とりあえず「令和6年分電子データ」などといった名称のフォルダを作成し、ダウンロードしたままの電子データを放り込んでおけば、書面に出力して保存する必要もありません。ただし、税務調査などの際にそれらのデータの提出を求められた場合には、データをダウンロードして調査担当者に提出しなければなりません。

では、売上高が5,000万円超の事業者についてはどうでしょうか？この場合、原則として検索機能の確保は必要となりますので、ファイル名の整理やエクセル等で検索簿を作成するなどの対応が求められますが、以下の条件をすべて満たせば、この検索機能の確保要件が免除されます。

1. 保存要件を満たすことができない相当の理由があり、税務署長もそれを認めること
2. 税務調査の際に電子データで渡せるようにしておくこと
3. 電子データをプリントアウトした書面で提示・提出できる状態にしておくこと
4. プリントアウトした書面は整然とした書式および明瞭な状態で、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されている状態であること

ハードルが高そうに思えますが、これらをまとめると以下のようになります。

「（1）システム対応も人の手当もできないし、お金もないから原則対応は無理。いままで請求書なんかの（4）整理や保存方法で税務署に文句言われたことないので、このままのやり方で紙ベースで保存します。（2・3）データは消さずに保存しておくので、税務調査のときに必要ならいつでもまるごとお渡ししますよ」

かなり雑にまとめましたが、文中のカッコ内の数字が上記に対応した部分となります。

最後に

インボイス制度にしても電子帳簿保存法にしても、現実的に対応不可能な事業者がいる以上、このように少しずつ骨抜き状態になっていくのはやむを得ないと思われますが、それにしても両者とも不可解な制度であることは間違いありません。

こうしてみると、売上高5千万円以下で簡易課税を選択するのが経理事務的には一番楽なのかなと思えてしまいますね。