電子帳簿保存法：紙の帳簿と電子データに保存期間の違いはあるの？

紙による帳簿書類と電子データによる帳簿書類

電子帳簿保存法における一部適用の義務化が令和6年1月1日から開始されますが、電子帳簿保存法に従って電子データとして作成される帳簿書類の保存期間は、紙媒体による帳簿書類の保存期間と異なるのかと疑問に思われる方も多いと思いますが、結論から申し上げると、両者に保存期間の違いはありません。

保存の対象となる「帳簿」と「書類」および「保存期間」

法人の場合

青色申告・白色申告問わず、法人が保存すべき帳簿と書類およびそれらの保存期間は以下の通りです。

区分		保存対象	保存期間
帳簿		・仕訳帳 ・総勘定元帳 ・現金出納帳 ・売掛帳 ・買掛帳 ・経費帳 ・固定資産台帳　など	7年
書類	決算関係書類	・損益計算書 ・貸借対照表 ・棚卸表　など
	現預金関係書類	・領収証 ・小切手控 ・預金通帳 ・借用証　など
	その他の書類	・請求書 ・見積書 ・契約書 ・納品書 ・送り状　など

ただし、青色申告法人について「欠損金の繰越控除」を利用する場合は、これらの帳簿書類の保存期間は7年ではなく10年となります。

欠損金の繰越控除とは、赤字となった分を次の事業年度に繰り越して黒字分と相殺することできる制度ですが、各年度の欠損金については10年間繰り越すことができるため、その事実を証明するために帳簿書類も10年間保存する必要があるということです。

青色申告をする個人事業主の場合

区分		保存対象	保存期間
帳簿		・仕訳帳 ・総勘定元帳 ・現金出納帳 ・売掛帳 ・買掛帳 ・経費帳 ・固定資産台帳　など	7年
書類	決算関係書類	・損益計算書 ・貸借対照表 ・棚卸表　など
	現預金関係書類	・領収証 ・小切手控 ・預金通帳 ・借用証　など	7年 （前々年分所得が 300 万円以下の方は5年）
	その他の書類	・請求書 ・見積書 ・契約書 ・納品書 ・送り状　など	5年

白色申告をする個人事業主の場合

区分	保存対象	保存期間
帳簿	収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
	業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	5年
書類	決算に関して作成した棚卸表その他の書類
	業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類

消費税の納税義務がある場合は7年間保存

消費税の納税義務がある場合、帳簿書類を7年間保存する義務があります。また、インボイス制度開始後、消費税の仕入税額控除を受ける場合には、法人・個人ともにインボイスを7年間保存しなければいけません。

したがって、消費税の納税義務がある個人事業主は、青色申告・白色申告を問わず、全ての帳簿書類について7年間保存しておくほうが無難です。

保存年数の数え方は？

7年、5年という保存期間はどこから数えるのかというと、法人と個人事業主で異なります。

区分	税目	保存開始の日
法人	法人税	その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日 （決算日から2ヶ月後）
	消費税
個人事業主	所得税	その年分の確定申告書の提出期限の翌日 （その年の翌年3月16日）
	消費税	その年分の確定申告書の提出期限の翌日 （その年の翌年4月1日）