クラウド会計の弱点
マネーフォワードやfreeeなどのクラウド会計の最大のメリットは、銀行口座やクレジットカードのデータを自動的に取得・仕訳し、それらをルール化することで以後の処理を効率化させることですが、現金取引の多い業種ではこのメリットを最大限享受することができませんでした。
しかし、スキャナやスマートフォンで領収書等をスキャン・撮影し、クラウド会計ソフトにアップロードすることで、紙の領収書でも仕訳ルールの設定が可能になったため、例えば日々の食材を同じ業務スーパーで現金購入する飲食店や、ほとんどの工事部材を同じ専門店で現金購入する工事業者などは、「クラウド会計＋スキャナ保存」を活用することで、伝票の入力作業を大幅に軽減させることができます。
マネーフォワードクラウド会計・確定申告の場合
弊所ではお客様に標準でお勧めしているのが「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」になりますので、こちらを元に解説していきます。
「AI-OCRから入力」機能を活用する
※画像が見にくい場合はクリックすると拡大できます（PC）。
「自動で仕訳」から「AI-OCRから入力（β）」を選択します。
あらかじめスキャンまたは撮影した現金領収書を画面にドラッグして、画面右上の「書類種類」を「領収書」にして「アップロード」ボタンをクリックします。
アップロードすると、領収書の情報を自動で読み取り、画面右側に表示されますので、間違いがあればその都度訂正してください。
間違いがなければ、「仕訳帳簿へ反映」ボタンをクリックし、画面下部の実際の仕訳に落とし込みます。勘定科目や摘要などの修正が必要な場合はここで行いますが、この取引先との取引が頻繁に発生するのであれば、画面下部の「自動仕訳ルールとして保存」にチェックを入れて登録します。
実際にどのような仕訳ルールが登録されたかを確認したい場合や修正したい場合は、画面右上の「自動仕訳ルール」をクリックします。
同じ取引先が発生した場合
同じ取引先が数多く発生する場合、最初に自動仕訳ルールの登録を行うことで、2回目以降の入力が大幅に楽になります。
同じ取引先の別の領収書を同様にアップロードします。
アップロード後、金額等に誤りがないか確認し、「仕訳候補へ反映」をクリックします。
すると、仕訳ルールに登録された勘定科目や税率、摘要などが自動で適用されますので、基本的にはこのまま登録ボタンをクリックして終了です。
最後に
いかがでしょうか。
これまで自動化できなかった現金取引も、クラウドレジやクラウド会計を駆使することで、電子データに準ずるくらいの処理ができるようになってきました。
「なんかややこしそうやなぁ」と敬遠されている方も多いと思いますが、実際に体験していただくと「目からウロコ」状態になること確実です。
令和6年から導入したいとお考えの方、今がまさに始め時です！
