【ビジネスチャット】社内外のコミュニケーションツール、何を使っていますか?

皆さんは社内外の情報のやり取りに、どのようなツールを使っておられるでしょうか?

まずはFAX。弊所では外部との情報のやり取りに、FAXはほとんど使っておりません。ホームページにもFAX番号は掲載していません。これでなにか不都合があるかといえば、今のところ全くありません。

最近では紙資料をPDF化したり、スマホの写真データ(JPEG)として送られてくることがほとんどですし、重いデータはDropboxなどのクラウドストレージを共有してやり取りしますので、ますますFAXの出番はなくなってしまいました。

日常のやり取りはメール、ショートメッセージがほとんどですが、最近ではチャットツールを利用する割合が増えてきました。チャットツールについては、ChatworkやSlackという単語を検索していただけたら詳しく説明されているので、ここでは割愛します。

ところで皆さんは、メールを使っていてうんざりしたりヒヤッとしたことはありませんか?

毎日何十通とやってくる迷惑メールを処理し、その中に紛れた重要なメールまで削除してしまったとか。

大切なお客様からのメールが自動振り分け処理のミスで迷惑メールフォルダに眠っていたとか。

うっかり全員返信したりCCに含めた送り先がトラブルや漏洩につながったりとか。

メールに添付したファイルが大きすぎて、先方のメーラーが受信できなかったとか。

あるある、と思った方は、試しにチャットツールを導入してみてはいかがでしょうか?基本的な使い方はLINEやFacebookメッセージと同じなので、戸惑うことも殆どないと思いますし、やりとりは端末ではなくクラウドに保存されているため、いつでもどこでも、PCでもスマホでも利用でき、スマホの機種変更などでデータを失うこともありません。

弊所では、普段のコミュニケーションツールとしての電話やFAX、メールの割合がどんどん減ってきております。代わりによく利用するのがショートメッセージ、チャットワーク、FaceTime、Dropbox、DocuWorksなどですが、もちろん、電話好きのお客様との長電話も大好きですので、弊所とのコミュニケーションはお好きなものを選んでいただけたら大丈夫です(*^^*)

この記事を書いた人

世良 寛之

世良税理士事務所
所長・税理士