公共交通機関の領収証はどうするの?

京都に住んでいると、かなりの頻度で市バスや地下鉄のお世話になると思います。私も車を運転しないので、お客様のところに伺うときは専ら自転車か公共交通機関を利用しています。

ところで、市バスにしても地下鉄にしても、タクシーなどとは違い、基本的に領収証は頂けません。領収証がないということは、経費にできない??と真面目な方ほど(失礼)思われるのではないでしょうか?

結論から申し上げますと、お仕事に関連して利用されたものであれば、もちろん経費にすることができます。

ただし(あたりまえですが)、乗ってもいない電車やバスの料金を水増しして申告してはいけません。領収証がない代わりに、公共交通機関を利用したことを説明できる書類をきちんと残さなければなりません。

交通費に限らず、一般的に領収証が発行されない支出を経費として処理する場合によく使われるのが、『出金伝票』です。これは特別なものではなく、100均などで売っているものを使っていただいたら問題ありません。

この出金伝票に、利用した日付、公共交通機関の経路、利用目的(A社●●氏プレゼンのためなど)、金額を記載し、他の領収証等と一緒に保管するだけでOKです。

このように、出金伝票を都度作成していただくのが一番確実な方法ですが、私がお客様にお勧めしているのが、『旅費精算書』を作成し、月に1回精算する方法です。

旅費精算書とは、出金伝票に記載した項目を、エクセルなどの表を用いて一覧にしたものですが、エクセルにするだけで格段に効率が上がりますし、一月分を記入して給与振込の日などに一緒に精算すると、現金事務も減って、安全に、効率的に事務を行うことができると思います。

さらに、フリーランスの方に特におすすめなのが、ご自身のスケジュールをGoogleカレンダーで管理する方法です。Googleカレンダーでの管理情報と先程の旅費精算書の内容を関連付けることで、より信頼度の高い証拠書類となるでしょう。

この記事を書いた人

世良 寛之

世良税理士事務所
所長・税理士